Opas valmiin järjestelmän ostoon
Oikea tuote on nopeasti käytössä toimintaa tehostamassa
Mihin järjestelmää tarvitaan?
Aivan ensimmäisenä ja tärkeimpänä tulee kartoittaa omat tarpeet hyvin etukäteen. Mitkä ovat niitä oman toiminnan pullonkauloja, joita ohjelmiston halutaan ratkaisevan? Tämä auttaa rajaamaan, mihin tuotteisiin kannattaa alkaa tutustumaan tarkemmin. Kertomalla löydetyt pullonkaulat ohjelmistojen myyjälle hän pystyy osaltaan auttamaan tunnistamaan tarkoitukseesi sopivan tuotteen.
Kun ydintarve on selvillä, on myös helpompi arvioida itse tuotteita, joista on saanut tarjouksia. Mitkä tuotteen ominaisuudet ovat omalle toiminnalle kriittisen tärkeitä ja mitkä ovat vain mukavaa ekstraa?
Kun omat tarpeet ovat selvillä, voidaan siirtyä vertailemaan tuotteita. Tässä vaiheessa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:
Tutustu järjestelmään ja sen toimintoihin etukäteen
Sovelluksiin tutustuessa kannattaa perehtyä järjestelmien esittelymateriaaleihin. Näitä ovat vaikkapa erilaiset tuotesivut, kuten Foresta-sivu, sekä käyttöä esittelevä videomateriaali, kuten WoodsApp-videot.
Etenkin uusiin tuotteisiin ja tuoteuudistuksiin liittyen voidaan järjestää tuotteen käyttöä ja ominaisuuksia esitteleviä webinaareja. Tämänhetkisen tuotteen esittelyn lisäksi esimerkiksi kesällä järjestämässämme Puhutaan Forestasta -webinaarissa puhuttiin tulevista kehityssuunnista ja kuultiin asiakkaamme perusteluja sopimuksen solmimiselle. Näiden lisäksi aikaa oli varattu avoimille kysymyksille ja kommenteille. Parhaimmillaan webinaari voikin siis olla monipuolinen tietolähde, jossa pääsee esittämään suoraan omia kysymyksiään järjestelmätoimittajalle. Webinaareihin kannattaakin osallistua arkailematta ja kuuntelun lisäksi tuoda julki itseä pohdituttavia asioita.
Vaikkei webinaarimahdollisuutta olisikaan, järjestelmätoimittajalta on syytä rohkeasti kysyä tuotteesta ennen ostopäätöstä. Yhteydenottokanavaa ei kannata jäädä liiaksi arpomaan. Lähestyi toimittajaa sitten yhteydenottolomakkeella, sähköpostitse tai puhelimella, toisesta päästä löytyy ihminen, joka osaa ohjata viestisi oikealle henkilölle.
Kokeilulisenssit ja muiden käyttökokemukset
Erinomainen tapa päästä tutustumaan järjestelmään syvällisemmin etukäteen on kokeilulisenssi. Koekäyttölisenssit ovat tyypillisesti aikarajattuja, jolloin koko tuote on käytössäsi rajatun ajan. Koekäyttöön voidaan kuitenkin tarjota myös demoversio, jossa kaikki ominaisuudet eivät ole käytössä. Rajattukin versio antaa jonkinlaisen mielikuvan järjestelmän käyttökokemuksesta ja auttaa arvioimaan paremmin, onko järjestelmä sopiva omaan käyttötarkoitukseen.
Myös muiden kokemuksiin tuotteesta on hyvä tutustua, mikäli niitä on tarjolla. Kokemuksia voi löytää esimerkiksi sovelluskaupan kuten Google Playn tai Applen App Storen arvosteluista ja järjestelmätoimittajan omissa kanavissa julkaistuista asiakasreferensseistä. Mikäli sattuu vielä tietämään järjestelmän käyttäjiä, heiltä voi saada hyödyllisiä kommentteja tuotteesta. Eri kanavista kannattaakin etsiä perusteltuja arvosteluja, sillä niistä saa itselleen enemmän irti. Näin esimerkiksi, kun pelkän hyväksi toteamisen sijaan arvostelussa on avattu esimerkiksi metsäsuunnitteluosion olevan sovelluksessa hyvin toimiva.
Onko järjestelmän iällä merkitystä?
Itse tuotteen toimintoihin tutustumisen lisäksi toinen mielenkiintoinen näkökulma on tuotteen ikä: onko kyseessä vielä kehitteillä oleva tai vastakehitetty vai kenties jo pidempään olemassa ollut tuote?
Vaikka ikä yksin ei vielä takaa mitään tuotteesta, ovat vanhemmat järjestelmät tyypillisesti varmatoimisempia. Näin siksi, että niiden pidemmän olemassaolon aikana on ehditty havaita ja korjata enemmän mahdollisia toimintavirheitä.
Ajan myötä alan haasteet ja ongelmat sekä niiden merkitys ovat kuitenkin voineet muuttua. Ikä voi muodostua ongelmaksi esimerkiksi jos kymmenen vuotta sitten kehitetystä järjestelmästä pitäisi saada siirrettyä tietoa sittemmin julkaistuun, muiden oman alan toimijoiden käyttämään järjestelmään. Mikäli rajapintaa alan keskeiseen järjestelmään ei ole, vanhalla järjestelmällä on hankala kilpailla uudempaa, rajapinnan sisältävää järjestelmää käyttävien kanssa. Vanhaan järjestelmään voi olla myös haastavaa ottaa vastaan uudempien järjestelmien lähettämää tietoa.
Juuri valmistunut tuote ratkookin todennäköisesti alan tuoreimpia haasteita. Käänteisesti sen toiminta ei kuitenkaan ole välttämättä yhtä varmaa kuin pidempään tuotantokäytössä olleen tuotteen. Pahimmillaan tekeminen keskeytyy virheilmoitukseen kriittisellä hetkellä, jättäen käyttäjän pohtimaan mitä ihmeellisimpiä kiertokonsteja toiminnan jatkamiseksi.
Ominaisuuksiltaan päivittyvä pidemmän historian omaava järjestelmäkin voi vastata nykypäivän haasteisiin. Meidän tuotteistamme Foresta on pitkän kehitystyön tulos, mutta samalla se elää ajassa ja siinä on esimerkiksi rajapintoja metsäalan keskeisimpiin järjestelmiin. Tämän ansiosta sillä voi muun muassa lähettää metsänkäyttöilmoituksen suoraan sovelluksesta Suomen metsäkeskuksen sähköiseen asiointijärjestelmään. Lisäksi Forestaa tullaan edelleen jatkossa uudistamaan niin, että se vastaa kulloinkin esillä oleviin tarpeisiin.
Valitse säännöllisesti päivitettävä järjestelmä
Ostovaiheessa järjestelmiä verratessa onkin kannattavaa tarkistaa, kuinka järjestelmän kohdalla on huomioitu ja minimoitu sen iän tuomat potentiaaliset riskit. Mikäli järjestelmästä löytyy julkaisu- tai päivitysloki, siihen kannattaa ehdottomasti tutustua.
Päivitystiheys antaa viitettä paitsi aktiivisesta kehittämisestä myös valmiudesta korjata jo havaittuja virheitä. Nopea virheiden korjaaminen on merkittävä seikka myös tietoturvan kannalta. Verkkosovelluksissa käyttäjän ei itse tarvitse huolehtia päivitysten asentamisesta, mutta on tärkeää, että kehittäjät reagoivat muuttuvaan tietoturvatilanteeseen päivityksin.
Jo tehtyjen päivitysten lisäksi on mielenkiintoista kuulla järjestelmän tulevasta kehityssuunnitelmasta, niin kutsutusta tiekartasta. Tiekartalla varmistetaan, että tuote kehittyy ja pysyy ajan hermolla jatkossakin.
Mitä järjestelmän käyttönotossa tapahtuu?
Käyttöönotettava tuote on lähtökohtaisesti käyttäjilleen uusi tai tuntematon. Itse tuotteen käyttöönotossa ei tapahdu paljoakaan, kunhan me ohjelmiston toimittajana ja asiakas ohjelmiston käyttäjänä on valmistautunut huolella käyttöönottoon.
Yhteistyön on siis täytynyt olla riittävän tiivistä. Se, mikä sitten on riittävää, riippuu täysin järjestelmästä. Siinä missä osa järjestelmistä pystyy opastamaan itse toimintonsa käyttäjilleen, monimutkaisempien toiminnanohjausjärjestelmien käyttö vaatii usein kouluttautumista. Tätä ei kuitenkaan kannata säikähtää, sillä hyvän järjestelmän koulutuksen ei tarvitse olla kestoltaan pitkä. Kannattaa kuitenkin jo etukäteen käydä läpi järjestelmätoimittajan kanssa, kuinka paljon ja millaisilla teknisillä taustoilla varustettuja henkilöitä koulutuksen tarpeessa olisi.
Pilottikäyttö ja käyttötuki
Puhuttaessa valmiista tuotteesta erikseen organisaatiolle räätälöidyn järjestelmän sijaan, asiakasorganisaation tärkeimpiä töitä ennen käyttöönottoa ovat tyypillisesti tuotteen koulutus ja, milloin mahdollista, pilotointi. Kouluttamalla sovelluksen käyttöä etukäteen sen tuleville käyttäjille varmistetaan, että varsinaisen käytön alkaessa sovellus on jo tuttu. Tällöin asiat lähtevät sujumaan hyvin ensimmäisestä päivästä alkaen.
Pilottikäytössä sovellusta päästään testaamaan tosikäytössä sekä antamaan siitä palautetta. Pilotoinnilla voidaankin järjestelmän käyttöönoton sujuvoittamisen lisäksi sitouttaa käyttäjiä heille uuteen järjestelmään.
Kommunikaatioyhteyden ylläpito ennen käyttöönottoa on muutenkin tärkeää.
Tyypillisesti käyttöönoton yhteydessä syntyy akuutti lisätarve käyttötuelle, jos asiakas ei ole älynnyt kysyä emmekä me toimittajana ole älynneet jostain asiasta etukäteen kertoa.
Tuotetta valitessaan onkin olennaista myös kiinnittää huomiota käyttötuen saatavuuteen ja laajuuteen. Vaikka koulutuksen ja koekäytön avulla saadaankin minimoitua käyttötuen tarve, arkikäytössä voi aina nousta esille odottamattomia tilanteita. Hyvän käyttötuen avulla tämä ei kuitenkaan ole ongelma, vaan haasteet saadaan ratkottua nopeasti ja ilman että ohjelman käyttö aiheuttaa hidasteita omalle toiminnalle sekä tarpeetonta mielipahaa.
Parhaimmillaan käyttötuki voi olla esiteltynä jo nettisivuilla, kuten esimerkiksi Foresta-käyttötuen tapauksessa. Viimeistään myyntineuvotteluissa tuesta kannattaa kuitenkin kysyä suoraan. Ei ole välttämättä hyvä merkki, jos käyttötuesta ei kerrota mitään.
Ohjelmiston osto ei ole vaikeaa
Oikeanlainen ohjelmisto ei ole pelkkää toiminnan päälle liimattua digi-intoilua ja mielikuvakikkailua. Parhaimmillaan se vähentää turhaa paperinpyörittelyä, tarpeettomia siirtymiä jonkin työtehtävän suorittamiseksi tai ajan kuluttamista samanlaisena toistuvaan tukitehtävään.
Kiinnittämällä huomiota oikeisiin asioihin valmiin ohjelmiston ostamisen ei tarvitse olla vaikeaa. Tai jos tuotevalikoima ei riitä ja ohjelmistokehitykseen ehtii itsekin panostaa, räätälöity järjestelmä on erinomainen vaihtoehto sekin.
Mikäli metsäjärjestelmän hankinta on sinulle ajankohtaista, myyntimme auttaa mielellään kirkastamaan, millainen ratkaisu on tarpeisiisi paras.
