Tietosuojaseloste

Foresta tietosuojaseloste

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Tämä tietosuojalauseke kattaa Bitcomp Oy:n tuottaman metsätiedon hallintaan kehitetyn palvelun ”Foresta” (jäljempänä ”sovellus” tai ”palvelu”). Palvelun avulla voidaa muun muassa luoda metsäsuunnitelmia, muodostaa leimikkosuunnitelmia, tehdä tila-arvioita, hallita metsätöitä ja ylläpitää puustotietoja. Metsävaratietoja voidaan siirtää sovellukseen ja sovelluksesta pois kuviomuotoisena metsävarastandardi XML -tiedostoina. Käyttäjän on hyvä huomioida, että kun hän lähettää tietoja järjestelmästämme toisiin järjestelmiin, mukana siirtyy myös henkilötietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi sähköiset metsänkäyttöilmoitukset Metsäkeskukselle. Käyttäjän on hyvä tutustua tälloin lopullisen järjestelmän tietoturvaselosteeseen.

Bitcomp Oy tekee kaikkien Foresta -sovellusta käyttävien yrityksien ja organisaatioiden (jäljempänä ”asiakas”) kanssa sovellusvuokraussopimuksen, jonka liitteenä on sopimus henkilötietojen käsittelystä. Tässä sopimuksessa on määritelty käsiteltävät henkilötiedot sekä ”Rekisterin pitäjän” eli Foresta-sovellusta käyttävän Bitcomp Oy:n asiakkaan ja ”Rekisterin käsittelijän” eli Bitcomp Oy:n oikeudet ja velvollisuudet yksityiskohtaisesti.

Suosittelemme tutustumaan tämän tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti. Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden tarvittaessa muuttaa tätä tietosuojalauseketta. Asiakas hyväksyy kulloinkin käytössä olevan tietosuojalausekkeen ehdot käyttämällä sovellusta. Mikäli Asiakas ei hyväksy ehtoja, asiakkaalla ei ole oikeutta käyttää sovellusta. Sovelluksen käyttö tulee tällöin välittömästi lopettaa ja sovelluksen mahdolliset asennukset poistaa.
Bitcomp Oy on sitoutunut suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä henkilötietolain (1050/2018), tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin käsittelijä

Nimi: Bitcomp Oy
Y-tunnus: 2141044-7
Osoite: Yliopistonkatu 38
Postinumero: 40100
Postitoimipaikka: JYVÄSKYLÄ
Puhelinnumero: +358 40 073 1127
Sähköpostiosoite: info@bitcomp.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yritys: Bitcomp Oy
Nimi: Eero Kananen
Osoite: Yliopistonkatu 38
Postinumero: 40100
Postitoimipaikka: JYVÄSKYLÄ
Puhelinnumero: +358 40 073 1127
Sähköposti: gdpr@bitcomp.fi

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on asiakkaan tunnistautuminen ja käyttöoikeuksien hallinta sekä asiakassuhteen ylläpito ja kehittäminen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja menetelmät

Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, ja asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Asiakkaan kanssa laaditaan sovelluksen käyttöön ja asiakaspalveluun oikeuttaa sovellusvuokraussopimus ennen sovelluksen käyttöönottoa. Sopimus sisältää liitteen henkilötietojen käsittelystä.

Sovelluksen kautta kerätään vain sovelluksen käyttöön ja sen myöhempään raportointiin tarvittavaa tietoa kuten kirjautumiseen vaadittavat tiedot, sovellustoimintojen kautta generoituvat tiedot sekä palvelulokiin tallentuvat tiedot. Sovellus kerää käyttäjän tietoja kun käyttäjä asentaa ja käyttää sovellusta. Asennuksen ja käytön yhteydessä sovellus ei kerää eikä siihen pidä syöttää tietoja kuten henkilötunnus, postiosoite tai luottokorttitiedot.

Henkilötietojen käsittely perustuu myös rekisterinpitäjän perusteltuun ja oikeutettuun intressiin markkinoida ja viestiä palveluistaan rekisteröidyille (oikeutettu etu).

Bitcomp Oy käsittelee henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan henkilötietolain mukaisesti.

Rekisterin tietosisältö

Käyttäjän tunnistavat tiedot:
Palvelun käyttäjätunnus, salasana

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
Foresta -sovellukseen tallennetaan mm. nimi, y-tunnus, internet-osoite, osoite, maa, yhteyshenkilön nimi, kieli, puhelinnumero, sähköposti, kiinteistötiedot, metsävaratiedot ja muita metsävarojen hallintaan tarvittavia tietoja.

Palveluiden käytöstä automaattisesti generoituvat tiedot:
Sovellus saattaa kerätä päätelaitteeseen liittyviä tietoja kuten laitteen tyypin, yksilöivän id:n, IP- osoitteen ja käyttöjärjestelmän tiedot (näihin kuitenkaan rajoittumatta). Käyttäjän sovelluksessa suorittamiin toimintoihin liittyvää tietoa kuten työkirjaustiedot.

Sijaintitiedot:
(GPS, WLAN-verkostot, matkapuhelinverkon tukiasemat), mikäli käyttäjä on tätä varten antanut luvan sovelluksen asennuksen ja/tai käytön yhteydessä. Sijaintia käytetään vain mikäli käyttäjä on asettanut GPS-paikannuksen päälle laitteen asetuksista. GPS-paikannuksen ollessa päällä sijaintitietoa voidaan kerätä taustalla jäljentallennustoimintojen yhteydessä, vaikka sovellus olisi suljettu tai se ei olisi käytössä. Jäljentallennustoiminnon yhteydessä sijainnin seuranta liittyy paikkatiedon muokkaamisen ja keräämisen mahdollistamiseen sovelluksella.

Muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot.

Palvelimien sijainti

Sovelluspalvelimet ja tietokantapalvelimet sijaitsevat Inmics Oy:n osoittamissa tiloissa ja laitteiston tekninen ylläpitovastuu on heillä. Palvelusta on olemassa myös kehityspalvelimella toimiva testiversio, johon on pääsy vain Bitcomp Oy:n sisäverkosta. Kaikki palvelimet sijaitsevat EU:n alueella.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti normaalein organisatorisin ja teknisin keinoin. Tällaisia keinoja ovat muun muassa käyttöoikeuksien valvonta ja rajoittaminen, salaustekniikat, turvalliset laitetilat, kulunvalvonta ja henkilöstön kouluttaminen. Käyttöoikeussopimuksilla (organisaation yhteyshenkilö määrittää) rajoitetaan pääsyä palvelussa. Pääsynhallintaan eri sovellusmoduuleihin hoitaa osaltaan myös käyttäjäorganisaation perustietojen syötön yhteydessä tehtävä valinta käyttäjän eri toimialoihin kuuluminen.

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Yhteydet palveluun on SSL-suojattuja ja sekä selainversio että mobiilisovellukset ovat normaalein käyttöoikeuksin suojattuja.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietojen säilyttäminen

Asiakkaan tietoja säilytetään niin kauan kuin se sovelluksen käytön kannalta on tarpeen kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään palvelun käyttöönoton yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Bitcomp Oy ei myy, vuokraa tai luovuta käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti viranomaisten tai muiden vastaavien tahojen esittämien vaatimusten mukaan.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Bitcomp Oy käyttää asiakasviestinnässä palvelua, joka toimii Euroopan Unionin ulkopuolella (Mailchimp). Tästä syystä joitakin henkilötietoja voidaan käsitellä ETA-alueen ulkopuolelle. Mailchimp on sitoutuvat siirtämään ja käsittelemään tietoja vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti, jolloin se täyttää EU:n asettamat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle.

Evästeiden käyttö

Käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja voidaan kerätä evästeiden (engl. cookies) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on erillinen tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän päätelaitteeseen. Eväste sisältää tietoa mm. käyttäjän käyttämästä selaimesta ja sen versiosta.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itsellensä pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä sähköpostilla rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tämä tietosuojaseloste on voimassa 27.05.2021 alkaen.