Bitcomp Oy käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679), tietosuojalain (1050/2018), tietoyhteiskuntakaaren (917/2014), työelämän tietosuojalaki (759/2004) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Tässä dokumentissa on kuvattu yleiset periaatteet Bitcomp Oy:n henkilötietojen käsittelyssä eri palvelujen ja verkkosivujen www.bitcomp.com osalta. Eri tuotteille tai palveluille laaditaan myös omat tietoturva- ja käsittelyselosteensa. Kannustamme tutustumaan tähän selosteeseen huolella ennen Bitcomp Oy:n palveluiden käyttöä tai nettisivujen selaamista.

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta:

• Tiedot, joita tallennamme, ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyviä käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että henkilö voi milloin tahansa saada tietonsa saataville
• Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus. Emme luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä ja yhteisesti sovittu.
• Minimoimme tallentamamme tiedot ja pyrimme pitämään ne täsmällisinä.
• Rajoitamme tiedon säilytystä. Tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää.
• Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna.
• Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen.

Rekisterinpitäjä

Henkilötietojasi koskevia päätöksiä tekevät (eli rekisterinpitäjinä toimivat) seuraava taho:
Bitcomp Oy
Yritystunnus: 2141044-7
Osoite: Yliopistonkatu 38, 40100 Jyväskylä
puhelinnumero: +358 400 731 127

Tietosuojavastaava: Jani Hautanen
sähköposti: gdpr@bitcomp.fi

Henkilötietojen kerääminen

Keräämme vain henkilötietoja, jotka olet itse antanut meille tai hyväksynyt niiden keräämisen. Tällaisia ovat esimerkiksi seuraavanlaiset tilanteet:

• Otat meihin yhteyttä tai asioit kanssamme yhteydenottolomakkeella, sähköpostilla tai puhelimitse.
• Haet meille töihin (käytämme Solaforce-palvelua työhakemusten tallennukseen)
• Ostat meiltä palvelua tai teen kanssamme sopimuksen.
• Kirjaudut sisään ja käytät palveluamme.
• Käytät verkkosivujamme selaimesi evästeiden kautta
• Käsittelemme henkilötietojasi toisen rekisterinpitäjän puolesta
• Muissa tilanteissa, joissa olet antanut erikseen luvan henkilötietojen keräämiseen, kuten asiakastapaamisissa tai tapahtumissa.
• Voimme myös kerätä yhteisöjen julkisia yhteystietoja markkinointitarkoituksessa silloin kun tarjoamamme palvelut olennaisesti liittyvät yhteisön toimintaan.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta tällaisissa tilanteissa emme välttämättä pysty tarjoamaan palveluamme sinulle tai toimia pyyntösi mukaisesti.

Emme kerää tai käsittele henkilöiden terveystietoja, luottotietoja, etnistä taustaa tai poliittiseen ja uskolliseen vakaumukseen liittyviä tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme, käsittelemme ja käytämme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia liiketoimintamme, asiakassuhteen hoitamisen ja asiaankuuluvien kaupallisten toimintojen kannalta. Henkilötietojen käsittelyyn on aina lainmukainen peruste, jonka voimme eritellä seuraavasti:

1. Solmitun sopimuksen toteuttaminen ja palvelun tarjoaminen

• Käsittelemme yleensä henkilötietoja sinun tai edustamasi yrityksen kanssa solmimamme sopimuksen toteuttamiseksi, sellaisen solmimiseksi tai palvelun tarjoamiseksi.

2. Markkinointi

• Henkilötietojen käsittely voi perustua myös meidän perusteltuun ja oikeutettuun etuun markkinoida ja viestiä palveluistamme. Voimme myös käsitellä henkilötietojasi markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten.

3. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

• Voimme käsitellä henkilötietoja myös huolehtiaksemme verkkosivujemme ja palveluidemme tietoturvasta, kehittämisestä ja laadun parantamisesta. Henkilötietoja perusteella voidaan koostaa myös sisäisiä raportteja. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun.

4. Lain noudattaminen

• Voimme käsitellä henkilötietojasi täyttääksemme lakiin perustuvat velvollisuutemme esimerkiksi kirjanpitoon liittyen tai viranomaisten (esim. veroviranomainen) esittämien pyyntöjen toteuttamiseksi lain vaatimalla tavalla.

5. Työnantajan ja rekrytoijan oikeudet

• Voimme kerätä työntekijöiden ja työnhakijoiden  henkilötietoja työnantajan toimintaan liittyen. Henkilötietojen käsittelyssä työnhakutilanteessa noudatamme lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

6. Muut käyttötarkoitukset, johon olet suostunut.

• Voimme käsitellä henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut erikseen suostumuksen tällaiseen käsittelyyn

Muut henkilötietojen käsittelytoimet

Henkilötietojen käsittelijänä vastaamme siitä, että se käsittelemme henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja siinä määrin kuin on tarpeen palvelun toimittamisen kannalta.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös tilastollisiin tarkoituksiin, jolloin tiedot kootaan yhteen niin, ettei luonnollista henkilöä ole mahdollista tunnistaa lopputuloksesta. Lopputuloksena syntyvä tilasto ei ole henkilötieto, koska sitä ei voi yhdistää yksittäiseen henkilöön.

Henkilötietojen jakaminen ja säännönmukaiset luovutukset

Bitcomp Oy ei myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille. Henkilötiedot voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti viranomaisten tai muiden vastaavien tahojen esittämien vaatimusten mukaan.
• Kun tietojen luovuttamiseen on oikeutettu etu, kuten jos järjestämme tapahtuman yhdessä kolmannen osapuolen kanssa. Tällaisessa tapauksessa sinulle kerrotaan aina tietojesi luovuttamisesta.
• Kun arvioimme sen olevan välttämätöntä oikeuksiemme täytäntöön panemiseksi tai suojelemiseksi kuten oikeusvaateisiin vastaamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojaamiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.
• kun käytämme henkilötietojen käsittelyyn tarkoitettuja ulkoisia palveluja. Varmistamme aina, että tietojen käsittely näissä palveluissa täyttää lainsäädännön vaatimukset.

Henkilötietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jotkut käyttämämme palvelut ja palveluntarjoajat toimivat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Tästä syystä jotkut näissä palveluissa käsiteltävistä henkilötiedoista on siirrettävä ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimenpiteistä sovellettavan lainsäädännön vaatimalla tavalla. Käytämme vain palvelujentarjoajia, jotka sitoutuvat siirtämään ja käsittelemään tietoja vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti

Evästeiden (cookies) käyttö

Käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja voidaan kerätä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeet (eng. cookies) ovat pieniä tekstitiedostoja, joka tallentuu käyttäjän päätelaitteelle, kun vierailet verkkosivustolla. Evästeet auttavat tunnistamaan laitteen, kun vierailet verkkosivustolla, ja muistaa hyödyllisiä tietoja aikaisemmista vierailuistasi käyttökokemuksesi parantamiseksi. Evästeitä käytetään laajasti verkkosivuilla ja ne auttavat meitä selvittämään, mitkä verkkosivustomme osat palvelevat sinua parhaiten. Yksityisyytesi ei vaarannu evästeiden käytöstä.

Joitakin evästeitä tarvitaan teknisistä syistä, jotta sivustomme ja palvelumme toimivat turvallisesti. Näitä evästeitä kutsutaan nimellä ”Välttämättömät toiminnot”. Muut evästeet antavat meille mahdollisuuden seurata ja kohdistaa sivustojemme vierailijoiden kiinnostuksen kohteiden mukaisesti, Näitä evästeitä kutsutaan nimillä ”Sisällön personointi”, ”Sivun optimointi” ja ”Mainosten personointi.”

Dataa voidaan jakaa kolmansille osapuolille korkeintaan sivun turvallisuuden ja laitteellasi toimivuuden takaamiseksi.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista, mukaan lukien lakiin, kirjanpitoon tai raportointiin liittyvien vaatimusten täyttämiseksi. Tarpeettomat henkilötiedot, esim. asiakassuhteen päättymisen vuoksi, poistetaan määräajan jälkeen. Voimme säilyttää henkilötietoja myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi korvausvaatimuksiin tai kanteisiin vastaaminen. Päättäjien henkilötietoja säilytetään pysyvästi suoramarkkinointitarkoituksiin lain sallimissa rajoissa.

Mikäli käsittelemme henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta, rekisterinpitäjä voi myös halutessaan pyytää, että poistamme henkilötiedot ja vahvistamme tämän toimenpiteen suorittamisen rekisterinpitäjälle.

Oikeudet

Yrityksenä haluamme varmistaa, että olet täysin tietoinen henkilötietojasi koskevista oikeuksistasi. Rekisteröidyn oikeuksia voi käyttää lähettämällä kirjallisen pyynnön allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Toimitamme sinulle kopion tiedoistasi viivytyksettä (1 kuukauden kuluessa). Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Tietyistä toimenpiteistä voimme joutua veloittamaan maksun.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu ja kuinka niitä on käsitelty. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja sopimuksen toteuttamiseen perustuen,  rekisteröidyllä on oikeus saada nämä tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiseen järjestelmään tai toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus ja tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle ja pyytää poistamaan henkilötiedot. Tämän jälkeen Bitcomp Oy ei käsittele kyseisiä henkilötietoja ellei käsittelyyn ole muuta oikeusperustetta.

Oikeus vastustaa ja rajoittaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Voit käyttää oikeuksia lähettämällä kirjallisen pyynnön osoitteeseen gdpr@bitcomp.fi. Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Tietyistä toimenpiteistä voimme joutua veloittamaan maksun.

Jos olet sitä mieltä, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.

Tietoturva

Henkilötiedot suojataan palveluissamme hallinnollisilla,fyysisiä ja teknisillä toimenpiteillä, kuten palomuureilla, salasanoilla ja pääsyn rajoittamisella. Näillä toimenpiteillä varmistamme suojauksen henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä sekä luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. He käsittelevät henkilötietojasi ainoastaan ohjeistuksemme mukaisesti ja salassapitovelvollisuuden alaisena.

Huomaathan, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme siitä sinulle sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden tarvittaessa muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Uusin versio on saatavilla osoitteessa https://bitcomp.com/fi/tietosuoja

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 4.3.2022.

Yhteydenotto

Voit kysyä tästä selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen gdpr@bitcomp.fi